Für Hausverwaltungen und WEG-Verwalter

KI für die Haus­verwaltung:
Von der Meldung zum Handwerker.

Ein tropfender Wasserhahn macht in der Verwaltung zehn Schritte. Die Agenten nehmen die Meldung an, fragen nach, schlagen das Gewerk vor und halten den Mieter auf dem Laufenden.

Betriebs-Check, 2 Min. Rückruf anfragen

Festpreis nach dem Analyse-Tag · läuft auf Ihrem Server · nichts geht ohne Ihr Okay raus

Was liegen bleibt

Meldungen auf jedem Weg

Per Mail, Telefon, Zettel im Briefkasten, WhatsApp vom Hausmeister. Wer was gemeldet hat, steht verstreut in drei Postfächern.

Rückfragen ohne Ende

Wo genau? Seit wann? Foto bitte. Bevor der Handwerker kommt, sind fünf Mails zwischen Mieter und Verwaltung hin und her gegangen.

Niemand weiß den Stand

Der Mieter fragt nach, der Handwerker meldet sich nicht, der Eigentümer will eine Information. Die Antwort kostet jedes Mal Suchzeit.

Das übernehmen die Agenten

Jeder Agent bekommt Ihre Regeln und arbeitet in Ihren Programmen. Der letzte Schritt passiert erst mit Ihrem Okay.

  • Der Schadens-Agent

    1. Nimmt Meldungen aus Mail, Formular und Telefon an und ordnet sie Objekt, Wohneinheit und Mieter zu.
    2. Fragt nach Ort, Zeitpunkt, Ausmaß und Fotos, bis die Meldung vollständig ist.
    3. Stuft die Dringlichkeit ein, etwa Rohrbruch, Heizungsausfall oder normale Reparatur.
    4. Gibt Ihnen die vollständige Meldung samt Gewerk-Vorschlag zur Freigabe.

  • Der Handwerker-Agent

    1. Wählt aus Ihrer Liste das passende Gewerk und den Betrieb mit Zuständigkeit für das Objekt.
    2. Verschickt nach Ihrer Freigabe den Auftrag mit Fotos, Zugang und Ansprechperson.
    3. Stimmt Terminvorschläge mit dem Mieter ab und trägt Zusagen in den Kalender ein.
    4. Fragt nach Erledigung die Rückmeldung und die Rechnung ab.

  • Der Status-Agent

    1. Informiert Mieter und Eigentümer bei jedem Schritt kurz und sachlich.
    2. Beantwortet die Frage „Wie ist der Stand?“ aus den Daten, statt dass jemand suchen muss.
    3. Meldet Ihnen offene und überfällige Vorgänge.
    4. Eigentümerinformationen über größere Maßnahmen gehen nur nach Ihrer Freigabe raus.

Beispiel

Ein Donnerstag in der Verwaltung Elbkontor

07:55Ein Mieter meldet per Mail Feuchtigkeit an der Wand im Bad. Der Schadens-Agent fragt nach Foto und Ort der Leitung.

08:20Die Meldung ist vollständig. Vorschlag: Sanitärbetrieb, Dringlichkeit mittel. Sie bestätigen mit einem Klick.

08:45Der Handwerker-Agent schickt den Auftrag und gleicht mit dem Mieter einen Termin am Freitag ab.

15:10Der Eigentümer fragt nach. Der Status-Agent schreibt als Entwurf: Meldung, Termin und nächster Schritt.

Die Entscheidung über Kosten und Handwerker bleibt bei der Verwaltung.

Was es bringt

Meldungen vollständig

Handwerker bekommen ihren Auftrag mit Fotos und Zugang, nicht mit dem Satz „im Bad tropft was“. Weniger Fehlfahrten.

Stand auf Knopfdruck

Jeder Vorgang hat einen Verlauf. Anfragen von Mietern und Eigentümern beantworten Sie aus dem Verlauf.

Rechnen Sie selbst

Meldungen pro Monat mal Rückfragen pro Meldung mal Minuten pro Rückfrage. Das ist die Zeit, die der Agent Ihnen abnimmt.

Beispiel · Demo-Betrieb

Beispiel: Verwaltung Elbkontor. Handwerker beauftragt

Hausverwaltung, rund 400 Einheiten, Raum Hamburg und Lüneburg. Fiktiver Demo-Betrieb. So sieht es aus, wenn die Agenten laufen.

Beispiel ansehen →

Häufige Fragen

Beauftragt der Agent Handwerker auf eigene Faust?

Nein. Aufträge gehen erst nach Ihrer Freigabe raus. Für Notfälle können Sie eine Regel festlegen, etwa Rohrbruch an die Notdienstnummer, und entscheiden, ob dafür sofort ein Okay nötig ist.

Läuft das mit unserer Verwaltungssoftware?

Das klären wir am Analyse-Tag. Je nach Software geht es per Schnittstelle, per Export oder über Mail und Ordner. Zur Not baue ich ein schlankes Meldesystem, das auf Ihrem Server läuft.

Wie gehen Sie mit den Daten der Mieter um?

Mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und auf Wunsch auf einem Rechner bei Ihnen. Zugriff gibt es nur für die Verwaltung und die Handwerker, die den jeweiligen Auftrag erhalten.

Können Mieter die Meldung per WhatsApp schicken?

Technisch ja, datenschutzrechtlich ist das eine Abwägung. Sicherer sind Mail oder ein Meldeformular. Wir entscheiden das gemeinsam anhand Ihrer Mieterstruktur.

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Welcher Agent zuerst?

Der Betriebs-Check zeigt es in zwei Minuten. Oder wir finden es im Erstgespräch heraus.

Betriebs-Check starten Anrufen